lunes, 30 de agosto de 2010

DE SECRETARIA A ASISTENTE EJECUTIVA. LA EVOLUCIÓN DE UNA PROFESIÓN

Parece evidente que el rol de la Secretaria que actualmente necesitan las empresas ha cambiado. Los Directivos les delegan cada vez más responsabilidades, lo que obliga a las Secretarias profesionales a adquirir nuevas competencias y habilidades.

Una buena Secretaria no solo ha de anticiparse a las necesidades de su superior, sino que debe asumir los nuevos retos de la empresa y aportar valor agregado a la compañía. El buen domino de las “técnicas secretariales” ha dado paso a la polivalencia y profesionalidad de la Asistente Ejecutiva, transformándose ésta en una verdadera extensión del tiempo físico y psicológico del Directivo.

¿Qué cualidades debe tener esta nueva profesional, asistente de la gestión de la empresa moderna?

Debe estar informada y actualizada y tener visión del Negocio de la Compañía, así como dominar la tecnología informática para dar valor agregado a su trabajo. El conocimiento sobre países, ciudades, hoteles y lugares es esencial a la hora de coordinar en forma eficiente una compleja agenda de viajes, escalas y eventos, ya sean formales e informales.

Debe tener cintura para evitar ciertas visitas o llamadas inoportunas, manteniendo en todo momento la diplomacia y la corrección. La capacidad de resolver imprevistos y manejar innumerables temas de índole diversa a la vez (multi-tasking) es otro ingrediente indispensable, así como una predisposición a enfocar su atención en soluciones, más que en problemas.

Su función requiere el desarrollo de conocimientos de marketing, de recursos humanos, de contabilidad, de compras, de finanzas y de administración, transformándose en ocasiones en una verdadera conocedora y experta de la gestión del negocio. El manejo de información confidencial hace de la discreción un elemento imprescindible. Debe tener vocación de servicio y una clara orientación a la mejora continua y proactividad para anticiparse a cualquier tipo de situación que se le presente.

Un papel fundamental que cumple la Asistente Ejecutiva de la empresa actual es el de la Comunicación. Dicho rol puede tener consecuencias positivas para la generación de un buen clima de trabajo ya que oficia de canal formal e informal de comunicación interna, haciendo de enlace entre el personal de la organización y la Gerencia. En este sentido, una buena Asistente Ejecutiva es muchas veces capaz de detectar las necesidades de los empleados, catalizarlas y elevarlas a la Dirección. A su vez se trata de uno de los principales agentes de transmisión de la Cultura Organizacional.

La Asistente Ejecutiva es también una pieza clave en lo que refiere a la comunicación externa, verdadera imagen de la empresa frente a la sociedad en general, proveedores y clientes. Estas funciones y competencias de alta exigencia hacen que sea un desafío el encontrar a una profesional idónea para cumplir dicho rol. Por tanto se trata de una profesión muchas veces imprescindible, compleja y medular.

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