CAMBIO DE ROL EN LAS SECRETARIAS

La secretaria que prepara el café, que escribe a máquina las cartas y coge las llamadas y los recados se ha quedado restringida a las fotografías antiguas y las postales de décadas pasadas. Elisa del Pino, que se dedicó a esta profesión durante 25 años y que hoy es consultora de formación y presidenta del Consejo Profesional del Secretariado, insiste en este cambio de rol: «Lo que se está pidiendo a las secretarias son habilidades propias de un directivo, como trabajar en equipo, gestionar el tiempo, tener don de gentes...»

En el Máster Internacional Ejecutivo para Ayudantes de Dirección y Personal Assistants que organiza SecretariaPlus y cuyo claustro de profesores ella dirige, se forma a las alumnas en este nuevo papel de profesionales «todo terreno». Un perfil que requiere de las todas las habilidades anteriormente citadas pero que sin el interés del jefe directo no llegaría a ningún sitio. Tanto Elisa del Pino como Dolors Poblet detectan que el mayor problema en este puesto es la falta de comunicación con el superior. «Pueden pasar todo el día juntos y la secretaria no estar al tanto de nada», se lamenta del Pino. Por su parte, la directora de Manpower Professional comenta la necesidad de que el directivo «aprenda a delegar algunas de sus tareas en esta figura».

Una buena manera de acabar con los problemas señalados es involucrar a la secretaria en el negocio -«y que ella también solicite involucrarse», puntualiza Elisa del Pino-. Por ejemplo, participar en ciertas reuniones, estar al día de las líneas estratégicas que se siguen o de los objetivos más inmediatos sirve para que estas profesionales sean más efectivas en su tarea. «Necesitamos esta información. En cierto modo, somos los ojos del directivo, aunque él sea quien tome y ejecute las decisiones», concluye Virginia Sanz.

Gestión del día a día

En mi tarea de identificar el talento directivo, hay un tipo de búsqueda que resulta siempre ser la más complicada. La suele pedir un buen cliente en apuros, como favor especial, con urgencia y premura y, por descontado, nunca se cobra. Nunca el éxito estuvo menos garantizado.

Pocas veces hay un perfil claro. Aun habiéndolo, no es fácil reflejar en él toda la realidad que implica. Evidentemente, me refiero a buscar una secretaria. No podía ser otro el puesto. Afortunadamente, en estas tesituras, el bosque es camino, la intuición y olfato inapreciables, y el tanteo muy buen método.

¿Dónde reside la excelencia de una gran secretaria? Éstas son las características que hacen que esta excelencia se escriba con «c»:

1. Confianza. Le encargas una cosa y te puedes olvidar de ella. Es lo mejor que se puede decir de una persona. La confianza debe ser recíproca. Sobre todo, del jefe en la secretaria.

2. Compromiso. No sólo está implicada en términos de ayuda. Se siente parte clave en la contribución a los resultados.

3. Calidad impecable en su trabajo. Concienzuda y rigurosa, remata los temas, llegando al nivel de detalle necesario.

4. Criterio. Le da libremente a su jefe su opinión y punto de vista independiente sobre temas y problemas, incluso si no está de acuerdo con él. Más colega y compañera que subordinada.

5. Capacidad de decisión. Con iniciativa. Actúa, ayuda y entrega el trabajo hecho, sin trasladar ni «exportar» el problema.

6. Comprensión. Capta los temas, los entiende e interpreta adecuadamente. Clarifica ambigüedades y malentendidos.

7. Cortesía. Trato exquisito a clientes, proveedores... con educación, estilo y naturalidad.

8. Comunicación. Facilita el flujo de trabajos y contribuye al buen clima entre las personas.

9. Cooperación. Va más allá de las fronteras formales de su puesto y ayuda en su resolución.

10. Confidencialidad. Con discreción, sabe muy bien qué información guardar y no compartir. No quiere saber de cotilleos, ni mucho menos participar en ellos.

11. «Compresión». Bajo presión brota lo mejor de sí misma, mientras que otros flaquean.

12. Conocimiento. Conoce a su jefe como profesional y como persona, y sabe cómo responde, con sus puntos fuertes y débiles.

13. Contribución. Su trabajo tiene un claro sentido para ella y lo alinea con los objetivos.

Si usted casualmente encuentra y contrata a la persona que posee estas cualidades, nunca olvide tres cosas: Usted tiene mucha suerte; nunca pierda a esa persona; y parece un ser humano, pero, créame: es un ángel que le ha venido del cielo.