lunes, 30 de agosto de 2010

DE SECRETARIA A ASISTENTE EJECUTIVA. LA EVOLUCIÓN DE UNA PROFESIÓN

Parece evidente que el rol de la Secretaria que actualmente necesitan las empresas ha cambiado. Los Directivos les delegan cada vez más responsabilidades, lo que obliga a las Secretarias profesionales a adquirir nuevas competencias y habilidades.

Una buena Secretaria no solo ha de anticiparse a las necesidades de su superior, sino que debe asumir los nuevos retos de la empresa y aportar valor agregado a la compañía. El buen domino de las “técnicas secretariales” ha dado paso a la polivalencia y profesionalidad de la Asistente Ejecutiva, transformándose ésta en una verdadera extensión del tiempo físico y psicológico del Directivo.

¿Qué cualidades debe tener esta nueva profesional, asistente de la gestión de la empresa moderna?

Debe estar informada y actualizada y tener visión del Negocio de la Compañía, así como dominar la tecnología informática para dar valor agregado a su trabajo. El conocimiento sobre países, ciudades, hoteles y lugares es esencial a la hora de coordinar en forma eficiente una compleja agenda de viajes, escalas y eventos, ya sean formales e informales.

Debe tener cintura para evitar ciertas visitas o llamadas inoportunas, manteniendo en todo momento la diplomacia y la corrección. La capacidad de resolver imprevistos y manejar innumerables temas de índole diversa a la vez (multi-tasking) es otro ingrediente indispensable, así como una predisposición a enfocar su atención en soluciones, más que en problemas.

Su función requiere el desarrollo de conocimientos de marketing, de recursos humanos, de contabilidad, de compras, de finanzas y de administración, transformándose en ocasiones en una verdadera conocedora y experta de la gestión del negocio. El manejo de información confidencial hace de la discreción un elemento imprescindible. Debe tener vocación de servicio y una clara orientación a la mejora continua y proactividad para anticiparse a cualquier tipo de situación que se le presente.

Un papel fundamental que cumple la Asistente Ejecutiva de la empresa actual es el de la Comunicación. Dicho rol puede tener consecuencias positivas para la generación de un buen clima de trabajo ya que oficia de canal formal e informal de comunicación interna, haciendo de enlace entre el personal de la organización y la Gerencia. En este sentido, una buena Asistente Ejecutiva es muchas veces capaz de detectar las necesidades de los empleados, catalizarlas y elevarlas a la Dirección. A su vez se trata de uno de los principales agentes de transmisión de la Cultura Organizacional.

La Asistente Ejecutiva es también una pieza clave en lo que refiere a la comunicación externa, verdadera imagen de la empresa frente a la sociedad en general, proveedores y clientes. Estas funciones y competencias de alta exigencia hacen que sea un desafío el encontrar a una profesional idónea para cumplir dicho rol. Por tanto se trata de una profesión muchas veces imprescindible, compleja y medular.

CAMBIO DE ROL EN LAS SECRETARIAS

La secretaria que prepara el café, que escribe a máquina las cartas y coge las llamadas y los recados se ha quedado restringida a las fotografías antiguas y las postales de décadas pasadas. Elisa del Pino, que se dedicó a esta profesión durante 25 años y que hoy es consultora de formación y presidenta del Consejo Profesional del Secretariado, insiste en este cambio de rol: «Lo que se está pidiendo a las secretarias son habilidades propias de un directivo, como trabajar en equipo, gestionar el tiempo, tener don de gentes...»
En el Máster Internacional Ejecutivo para Ayudantes de Dirección y Personal Assistants que organiza SecretariaPlus y cuyo claustro de profesores ella dirige, se forma a las alumnas en este nuevo papel de profesionales «todo terreno». Un perfil que requiere de las todas las habilidades anteriormente citadas pero que sin el interés del jefe directo no llegaría a ningún sitio. Tanto Elisa del Pino como Dolors Poblet detectan que el mayor problema en este puesto es la falta de comunicación con el superior. «Pueden pasar todo el día juntos y la secretaria no estar al tanto de nada», se lamenta del Pino. Por su parte, la directora de Manpower Professional comenta la necesidad de que el directivo «aprenda a delegar algunas de sus tareas en esta figura».
Una buena manera de acabar con los problemas señalados es involucrar a la secretaria en el negocio -«y que ella también solicite involucrarse», puntualiza Elisa del Pino-. Por ejemplo, participar en ciertas reuniones, estar al día de las líneas estratégicas que se siguen o de los objetivos más inmediatos sirve para que estas profesionales sean más efectivas en su tarea. «Necesitamos esta información. En cierto modo, somos los ojos del directivo, aunque él sea quien tome y ejecute las decisiones», concluye Virginia Sanz.

Gestión del día a día
En mi tarea de identificar el talento directivo, hay un tipo de búsqueda que resulta siempre ser la más complicada. La suele pedir un buen cliente en apuros, como favor especial, con urgencia y premura y, por descontado, nunca se cobra. Nunca el éxito estuvo menos garantizado.
Pocas veces hay un perfil claro. Aun habiéndolo, no es fácil reflejar en él toda la realidad que implica. Evidentemente, me refiero a buscar una secretaria. No podía ser otro el puesto. Afortunadamente, en estas tesituras, el bosque es camino, la intuición y olfato inapreciables, y el tanteo muy buen método.
¿Dónde reside la excelencia de una gran secretaria? Éstas son las características que hacen que esta excelencia se escriba con «c»:
1. Confianza. Le encargas una cosa y te puedes olvidar de ella. Es lo mejor que se puede decir de una persona. La confianza debe ser recíproca. Sobre todo, del jefe en la secretaria.
2. Compromiso. No sólo está implicada en términos de ayuda. Se siente parte clave en la contribución a los resultados.
3. Calidad impecable en su trabajo. Concienzuda y rigurosa, remata los temas, llegando al nivel de detalle necesario.
4. Criterio. Le da libremente a su jefe su opinión y punto de vista independiente sobre temas y problemas, incluso si no está de acuerdo con él. Más colega y compañera que subordinada.
5. Capacidad de decisión. Con iniciativa. Actúa, ayuda y entrega el trabajo hecho, sin trasladar ni «exportar» el problema.
6. Comprensión. Capta los temas, los entiende e interpreta adecuadamente. Clarifica ambigüedades y malentendidos.
7. Cortesía. Trato exquisito a clientes, proveedores... con educación, estilo y naturalidad.
8. Comunicación. Facilita el flujo de trabajos y contribuye al buen clima entre las personas.
9. Cooperación. Va más allá de las fronteras formales de su puesto y ayuda en su resolución.
10. Confidencialidad. Con discreción, sabe muy bien qué información guardar y no compartir. No quiere saber de cotilleos, ni mucho menos participar en ellos.
11. «Compresión». Bajo presión brota lo mejor de sí misma, mientras que otros flaquean.
12. Conocimiento. Conoce a su jefe como profesional y como persona, y sabe cómo responde, con sus puntos fuertes y débiles.
13. Contribución. Su trabajo tiene un claro sentido para ella y lo alinea con los objetivos.
Si usted casualmente encuentra y contrata a la persona que posee estas cualidades, nunca olvide tres cosas: Usted tiene mucha suerte; nunca pierda a esa persona; y parece un ser humano, pero, créame: es un ángel que le ha venido del cielo.

EL NUEVO PAPEL DE LAS SECRETARIAS


«Discreción, confianza, que sea organizada y buena gestora, que sepa tratar bien con la gente, que tenga mucha capacidad de empatía y que sepa anticiparse al jefe». Dolors Poblet, directora de Manpower Professional, enumera sólo algunas de las cualidades deseables, hoy en día, en una secretaria. El conocido como «perfil blando», el de las habilidades, ha superado a otros conocimientos también necesarios pero puramente técnicos como la ofimática, el dominio de Internet y ciertos programas específicos, y, sobre todo, los idiomas -que, por otra parte, son el punto más débil de estas profesionales, las secretarias-.
Pero esta situación no es de extrañar si revisamos cómo es un día cualquiera de una secretaria o administrativa «Manejo su agenda, gestiono su tiempo, hago informes, preparo algunas reuniones, organizo actividades protocolarias, me encargo de los viajes, convoco los consejos...». Virginia Sanz repasa algunas de las tareas que copan su rutina diaria desde hace más de 15 años, momento en el que empezó en esta profesión que le apasiona y que en los últimos diez años ha desarrollado junto a Luis Álvarez Satorre, presidente de la operadora de telecomunicaciones británica BT para EMEA y América Latina.
A lo largo de esta década secretaria y jefe han recorrido el camino uno al lado de otro, no uno delante y otro detrás, como solía entenderse hasta hace bien poco. En estos años en los que Luis Álvarez ha pasado de ser director de la unidad multimedia a presidir la compañía en Europa, Oriente Medio, África y América Latina ha encontrado en la figura de Virginia «una colaboradora» -así se refiere varias veces a ella durante la entrevista-. «Es capaz de asesorarme, de decirme que no y de recomendarme que haga tal o cual cosa», comenta. De igual manera, el que fue reconocido en 2007 por DirectivoPlus como el «mejor jefe del año», recuerda las experiencias profesionales que han compartido en primera persona del plural: «Hemos vivido momentos complicados, por ejemplo cuando asumimos nuevas responsabilidades: «¿con quién hablamos?, ¿cómo filtramos la información?...»».
Aunque si hay un valor que el presidente de BT destaca es la gestión del tiempo de la que se encarga la secretaria: «Es el bien más escaso de un directivo y tener a alguien que le saque el máximo partido es un lujo». Virginia Sanz lo sabe de sobra y por eso se confiesa «la dueña de su tiempo». «Del que entra en la agenda,¡claro!».

LA SECRETARIA EJECUTIVA



La secretaria es una de las pocas profesionales que debe estar siempre impecable y atenta. Deben poseer un gran don de mujer y ser humano. Dominar sus impulsos, ser comunicativa y mejor comunicadora. Estar dispuesta a relacionarse con sus compañeros, sin distinción.
Como si esto fuera poco, deberá comprar un reloj especial, porque el suyo se echará a perder cualquier día en que el jefe llegue a la oficina, justo a la hora en que todos se van. Es ahí donde a su superior se le ocurren todas las cosas que no se hicieron en el día porque el se la llevó en eventos y reuniones de trabajo, le ocurre organizar un viaje de negocios: redactar una cartita, llamar a un listado de personas, reservarle un pasaje en avión, llamar al mecánico para preguntar a qué hora cierran. La flexibilidad horaria para la profesional es su compañera inseparable, porque hay que tener toda la disposición, aunque la jornada haya terminado, y todos sus compañeros vayan camino a casa.

domingo, 29 de agosto de 2010

ORIGEN DE LA CELEBRACIÓN DEL DÍA DE LA SECRETARIA

Durante la segunda etapa de la Revolución Industrial, en el siglo XIX, Christopher Sholes inventó la máquina de escribir. Su hija Lilian Sholes fue una de las primeras personas en comprobar la eficacia del invento. De esta manera, se convirtió en la primera mujer que se presentó en público escribiendo a máquina.

En Estados Unidos, en homenaje al centenario de su nacimiento, el 30 de septiembre de 1850, los fabricantes de máquinas de escribir realizaron en 1950 diversas actividades para conmemorar la fecha. Entre ellas, un concurso para elegir la mejor dactilógrafa, que se repitió año tras año el 30 de septiembre con la participación de muchas secretarias.

Algo de historia

En el año 1970 fue celebrado el Primer Congreso Internacional de Secretarias en Buenos Aires, Argentina. Con la representación de Colombia, Chile, Costa Rica, Ecuador, México, Panamá, quienes constituyeron la Federación Interamericana de Secretarias (FIAS) y escogieron el día de la reunión, el 26 de abril, como fecha de celebración.

Esta posición la desempeñan hombres y mujeres en todas partes del mundo, aunque en República Dominicana es común ver más mujeres que hombres. El o la secretaria son ayudantes ejecutivos que deben conocer técnicas de oficina, sin embargo sus funciones son tan diversas, que en realidad deben saber un poco de todo. Una de las virtudes principales de un buen secretario /a es la organización, vocación de servicio y la discreción.

Entre sus funciones básicas están: tomar dictados, digitación, organizar archivos, concertar entrevistas, recibir llamadas telefónicas, así como atender a visitantes o clientes. Hoy día las secretarias deben manejar equipos modernos, tales como fotocopiadoras, fax, computadoras, escáner, etc.

Existen varios tipos de secretarias entre los cuales están: la secretaria legal, técnica, educacional y bilingüe.

Las secretarias deben mantenerse en capacitación continua para lograr actualizar sus conocimientos.